מידע בדבר ניהול תקין של עמותה

לקוחות נכבדים,

הנדון: תמצית מידע מקצועי בדבר ניהול תקין של עמותה

כחלק ממחויבותנו לסייע לכם להיערך נכונה, ערכנו עבורכם רשימה המפרטת את עיקרי חובות ניהול עמותה כחוק.

להלן עיקרי הדברים:

1. חוק העמותות קובע כי על כל עמותה לקיים לפחות 3 מוסדות: אסיפה כללית, ועד מנהל, וועדת ביקורת או גוף מבקר.

2. האסיפה הכללית:

2.1 אסיפה כללית היא גוף הכולל את כל חברי העמותה. כינוס האסיפה הכללית יתבצע עפ"י הוראות ס' 20 לחוק ובהתאם להוראות נוספות בתקנון, אם ישנן. אסיפה כללית תתכנס במועדים הקבועים בתקנון ולפחות פעם בשנה.

2.2 פירוט חלק מסמכויות האסיפה הכללית: מינוי רו"ח, בחירת ועדת ביקורת, אישור דוחות כספיים ומילוליים, קבלת החלטות בדבר שינוי תקנון, מטרות או שם עמותה, קבלת דיווחים מועדת ביקורת ודיון בהם.

3. הועד המנהל:

3.1 סעיף 25 לחוק העמותות קובע כי הועד ינהל את העמותה ובידו יהיו כל סמכות שלא נתייחדה למוסד אחר ממוסדות העמותה.
3.2 בוועד צריכים לכהן לפחות 2 חברי ועד.
3.3 העמותה חייבת לנהל פנקס חברי ועד ולרשום בו את פרטי חבר הועד תאריך תחילת כהונתו ותאריך פקיעתו.
3.4 הועד הראשון מורכב ממייסדי העמותה, לאחר מכן האסיפה הכללית היא שבוחרת את הועד.
3.5 חברי הועד רשאים לקבל לקבל גמול לישיבה בגין השתתפותם בישיבות הועד בהתאם לתקנות ולמגבלות.
3.6 חלק מתפקידי הועד: ליישם החלטות אסיפה כללית, ביצוע תכניות העמותה, פיקוח על המנהל הכללי, הכנת הדוחות הכספיים והמילוליים.
3.7 תקופת כהונת הועד מוגבלת לארבע שנים. אין מניעה כי העמותה תאפשר בחירת אותם החברים לקדנציה נוספת.

4. מורשי חתימה:

4.1 בהתאם לסעיף 18 לתקנון המצוי על הוועד להסמיך שניים או יותר מבין חבריו, לחתום בשם העמותה על מסמכים שיחייבו אותה.
אין חובה לכלול את סעיף 18, אולם רשם העמותות דורש כי בכל מקרה יהיו לעמותה לפחות שני מורשי חתימה, אשר חתימתם יחד בצירוף חותמת העמותה, תחייב את העמותה לכל דבר ועניין.
4.2 אין חובה כי מורשי החתימה יהיו חברי ועד, אולם אין הם יכולים להיות חברי ועדת ביקורת או הגוף המבקר.
4.3 כאשר יש שני מורשי חתימה בלבד, הם לא יהיו בדרגת קרבה ראשונה ביניהם.

5. וועדת ביקורת/גוף מבקר:

5.1 האסיפה הכללית חייבת לבחור ועדת ביקורת או גוף מבקר.
5.2 על ועדת הביקורת לבדוק את פעילות העמותה, לבדוק השגת יעדי העמותה ביעילות וחסכון, מעקב אחר ביצוע החלטות האסיפה הכללית והוועד, לבדוק את ענייניה הכספיים וכל נושא אחר הקשור לפעילות העמותה.
5.3 לצורך מילוי תפקידה, הועדה תבצע בדיקה כללית, תתכנס ותבצע מעקב אחר ההמלצות שנתנה בעבר.
5.4 הועדה תדון בדו"ח כספי והמילוליים ותגיש את המלצותיה לאסיפה הכללית.
5.5 ועדת הביקורת נדרשת להכין דוח ועדת ביקורת לפחות פעם בשנה. על העמותה להגיש את המלצות אלה לרשם.
5.6 ועדת ביקורת רשאים לבקש מרשם העמותות למנות חוקר שיחקור את דרך ניהול העמותה.

6. רו"ח מבקר:

6.1 עמותה שמחזורה עולה על 1,250,000 ₪ חייבת למנות רו"ח לבקר את הדו"ח הכספיים ולהגיש דין וחשבון מבוקר.
6.2 האסיפה הכללית היא שצריכה למנות רו"ח ולקבוע את שכרו. עד לכינוס האסיפה הכללית הראשונה רשאי הוועד למנות את הרו"ח ולקבוע את שכרו.
6.3 בעמותות שהמחזור הכספי עולה על 5 מיליון, רואה החשבון המבצע את הביקורת אינו רשאי לבצע עבור העמותה את הנהלת החשבונות.

7. פנקס חברים והוועד:

7.1 על פי סעיף 18 לחוק העמותות, חלה חובה על וועד העמותה לנהל פנקס חברים.

8. הגשת מסמכים לרשם העמותות:

8.1 סעיף 18 לחוק העמותות קובע מהם המסמכים שעל כל עמותה להגיש לרשם העמותות.
את המסמכים יש להגיש בחתימות מקוריות של שני חברי ועד, תוך ציון שם החותמים.
8.2 כל פעולה מחייבת דיווח לרשם העמותות כדוגמת: שינוי מען, מינוי חבר ועד, שינוי תקנון ו/או מטרות העמותה ועוד.

9. אישור ניהול תקין ואישור על הגשת מסמכים:

9.1 קיום חובות הדיווח השנתיות עפ"י חוק והגשת מסמכים כנדרש מהווה תנאי סף לצורך קבלת אישור ניהול תקין.
9.2 רק בתום שנתיים של פעילות רצופה מוכחת של העמותה, הגשת מסמכים כנדרש ועמידה בכללי ניהול תקין יינתן אישור ניהול תקין לעמותה.
9.3 אישור על הגשת מסמכים – עמותה שטרם פעלה בטרם שנתיים רצופות אינה זכאית לקבל אישור ניהול תקין.
עמותה חדשה, במהלך השנתיים הראשונות לפעילותה, תוכל לקבל אישור על הגשת מסמכים.
אישור זה יינתן לאחר שיוגשו כל המסמכים כחוק, ביצעה פעולות בסיסיות כגון פתיחת חשבון והוכיחה התחלת פעילות.
רק בתום שנתיים של פעילות רצופה מוכחת, הגשת מסמכים הנדרשים ניתן יהיה להגיש בקשה לקבלת אישור ניהול תקין.
9.4 כל עמותה מחויבת בתשלום אגרה שנתית אלא אם כן היא נכנסת לגדר הפטור.
זכאות לפטור – הצהרה חתומה ע"י יו"ר הוועד וחבר וועד נוסף כי מתקיימים 2 תנאים מצטברים:
א. תקציב העמותה אינו עולה על 300,000 ₪.
ב. לא משולם שכר עבודה (בין יחסי עובד מעביד ובין כקבלן משנה).

10. שימוש בכספי העמותה:

10.1 על העמותה לפתוח חשבון בנק על שמה בלבד.
10.2 המחאות ייחתמו ע"י שני מורשי חתימה מטעמה שמונו ע"י האסיפה הכללית או וועד העמותה.
10.3 המחאות יכללו ציון "למוטב בלבד".
10.4 הוצאות הנהלה וכלליות – לא יעלו על 22% ממחזור ההכנסות.

11. תשלום גמול לחברי ועד:

חברי הועד, יו"ר הועד וחברי ועדת ביקורת, רשאים לקבל גמול רק עבור השתתפותם בפועל בישיבות, וזאת לאחר אישור מראש של האסיפה הכללית באשר לעצם התשלום ושיעורו.
קיימת תקרה המתעדכנת מידי שנה ומפורסמת באתר רשם העמותות.

12. קרבה משפחתית וניגודי עניינים:

12.1 לא יכהן בוועדת הביקורת קרוב של חבר ועד.
12.2 רוב חברי הועד או חברי וועדת ביקורת לא יהיו קרובים ביניהם.
12.3 יש להיזהר בביצוע עסקאות עם גופים קשורים בעמותה כדי להימנע מניגוד עניינים.

לתשומת לבכם, חוזר זה הנו מרכז וכללי.
אנו משוכנעים כי תמצאו עניין בהמלצות וההנחיות המצורפות וכתמיד עומדים לרשותכם במידה ונדרשות הבהרות רלוונטיות נוספות, במתן הסברים והדרכה ככל שיידרש.