כל עסק שנרשם ברשויות המס חייב בניהול ספרי חשבונות ולעניין זה מודגש כי גם עוסק פטור חייב בניהול ספרים.
ככול שהעסק גדול יותר מבחינת היקפי הפעילות והעסקת עובדים, הדרישה לניהול הספרים הינה מורכבת יותר.
ניהול פנקסי החשבונות מחויב מתוקף הוראות ניהול ספרים, למעשה ההוראות נועדו על מנת שרשויות המס יוכלו לנהל ביקורת אפקטיבית על התנהלות העסק כאשר המטרה היא כי פנקסי החשבונות ישקפו בצורה המהימנה ביותר את תוצאות העסק וחבות המס שלו. ניהול פנקסים שלא כדין עלול להביא לפסילת ספרי העסק ואף לסנקציות פליליות כנגד בעל העסק. יש לבדוק ולוודא מה כוללות הוראות ניהול ספרים. לעניין זה ישנה חשיבות להבדיל בין סוגי העסקים השונים, להלן נפרט את הוראות ניהול הספרים בהתאם לסוג העסק.
הוראות ניהול ספרים לעוסק פטור
עוסק פטור נדרש ע"פ חוק לנהל את ספריו באופן הפשוט ביותר כאשר הדרישה מעוסק פטור היא לנהל:
1. שובר קבלה.
2. תיק תיעוד חוץ – תיק (כגון: קלסר) שבו ישמרו חשבוניות, קבלות וכו' שהתקבלו מגורמים שמחוץ לעסק.
למעשה ניתן לראות שכפי שנאמר, עוסק פטור שמפיק קבלה בלבד ממלא רק אחת משתי ההוראות, יש להקפיד לנהל בנוסף תיק תיעוד חוץ.
ביצוע הוראות ניהול ספרים לעוסק פטור הינו יחסית פשוט, אך הוראות ניהול ספרים לעוסק מורשה הינן מורכבות יותר ודורשות שימת לב מרובה לחוק.
הוראות ניהול ספרים לעוסק מורשה
הוראות ניהול ספרים בנויות בחלוקה לתוספות שונות כאשר כל תוספת מתייחסת לתחום עיסוק אחד לדוגמה: קמעונאי, נותן שירותים, עו"ד, קבלן וכו'.
בתוך כל תוספת ישנה חלוקה נוספת בהתאם למחזור העסק ולכמות המועסקים בו – ככל שהעסק גדול יותר כך הוא נדרש לניהול מורכב ומפורט יותר של ספרי החשבונות. כמו כן בהתאם לפעילות העסק צורת הגבייה וניהול המלאי ישנן הרחבות נוספות. חובה על כל בעל עסק לבדוק אילו הוראות ניהול ספרים חלות עליו בדיוק.
הוראות ניהול ספרים לעוסק מורשה אינן פשוטות לביצוע ולפיכך מומלץ להתייעץ עם בעל מקצוע.
מסמכי התיעוד הבסיסיים בעסק
1. שובר קבלה – קבלה היא אסמכתא על קבלת תשלום.
הוראות ניהול ספרים קובעות כי יש להוציא את הקבלה מיד עם קבלת התמורה.
תקבול הוא כל סכום במזומן, בצ'ק או בכרטיס אשראי שהתאריך הנקוב בו אינו מאוחר מתאריך קבלתו, שקיבל בעל העסק במישרין או בעקיפין במהלך עסקו. אי רישום תקבול במועד, עלול להביא לפסילת ספרי הנהלת החשבונות שלך. נעדכן כי אין שהות בקבלת הכסף, לא ניתן להניח את הכסף בצד ורק מאוחר יותר להוציא את הקבלה, יש לעשות זאת מיד עם קבלת התמורה. את עותק המקור יש למסור למשלם.
2. חשבונית מס – חשבונית המס היא אחד המסמכים החשובים ביותר מאחר ועל פיה נקבע מהי הכנסת העסק. עוסק מורשה בלבד רשאי להוציא חשבונית מס.
בהוראות ניהול ספרים קיימות הנחיות מפורטות בנוגע למועד הפקת החשבונית הנגזרות מאופי העסק, הרכבו וגודלו.
ככלל, חשוב לזכור כי מועד הפקת החשבונית הוא מועד הדיווח בגין ההכנסה לצורכי מע"מ.
בתיקון 42 לחוק מע"מ מיום 21.02.2012 תוקן סעיף 46 לחוק כך שהמועד להוצאת חשבונית יהיה תמיד תוך ארבעה עשר יום ממועד החיוב במס, בין אם מועד החיוב הוא על בסיס מצטבר ובין אם על בסיס מזומן ובלא תלות במחזור העוסק או בתוספת הספציפית שחלה עליו לפי הוראות ניהול ספרים.
מה צריך להיות כלול בחשבונית מס?
- הכותרת – "חשבונית מס".
- המילים עוסק מורשה ומספר הרישום במע"מ.
- המילה מקור (רק על מסמך אחד – המקור).
- תאריך.
- שם הלקוח וכתובתו (למעט אם ידוע או מכירות קמעונאיות במזומן).
- תיאור השירות או הסחורה שנמכרה.
- הכמות.
- סכום החשבונית ללא מע"מ, סכום המע"מ וסכום החשבונית כולל מע"מ.
יש לשים לב, אסור לפי חוק מע"מ לציין סכום "כולל מע"מ" בלבד, אלא מי שקיבל אישור במפורש לפי סעיף 47(ב) לחוק.
3. תעודת משלוח – תעודת משלוח הינה תיעוד של משלוח מן העסק של טובין (סחורה) שהנם מלאי בעסקו של הנישום בעל העסק.
מה צריך להיות כלול בתעודת המשלוח?
- שם הנישום, מספר ת"ז/עוסק.
- תאריך המשלוח (כאשר יצרן, סיטונאי וחקלאי חייבים לציין גם את שעת יציאה).
- שם הלקוח וכתובתו.
- תיאור הטובין כך שניתן לזהותן, היחידה לפיה הוא נמדד, הכמות וחתימה.
מי חייב בתעודת משלוח?
יצרנים – תוספת א' להוראות ניהול ספרים.
סיטונאים – תוספת ב' להוראות ניהול ספרים.
חקלאים – תוספת י"ב להוראות ניהול ספרים.
יהלומנים – תוספת ט"ז להוראות ניהול ספרים.מה עדיף – פנקס קבלות ידני או הפקת חשבונית באינטרנט באמצעות תוכנה?
לשאלה זו אין תשובה חד משמעית, התשובה לשאלה זו תלויה במספר גורמים.
חשוב לציין כי במידה ובחרת בהפקת קבלות/חשבונית באינטרנט באמצעות תוכנה יש לוודא כי זו קיבלה אישור לכך ממס הכנסה.
שימוש בתוכנה שלא אושרה ע"י מס הכנסה מהווה הפרה של הוראות ניהול ספרים וסביר להניח שספרי החשבונות המבוססים על תוכנה זו יפסלו.להלן מספר שיקולים רלוונטיים:
א. שיקולי מחיר – עלות חודשית של שימוש בתוכנת הפקת חשבונית באינטרנט הינו כ-20 ש"ח בחודש, במידה ואתה מפיק מספר רב של קבלות וחשבוניות בחודש ייתכן ושימוש בתוכנה יהיה זול יותר עבורך, אך מנגד מי שמפיק קבלות בודדות בחודש עלות פנקס תהיה זולה יותר עבורו. כמו כן ישנם עסקים שנדרשים לניהול מספר פנקסי חשבונות: חשבונית מס, קבלה, תעודת משלוח ועוד, בעסקים מסוג זה דווקא הפקת חשבונית באינטרנט יכולה להיות משמעותית זולה יותר מאשר הדפסת סטים שונים של פנקסים ידניים.
ב. שיקולי הידע והנגישות של בעל העסק או הלקוח בסביבה ממוחשבת.
ג. שיקולי איכות סביבה.
כמו כן נדגיש כי כיום יש תוכנות המאפשרות שילוב של השניים כך שמי שבוחר לעבוד בצורה ממוחשבת יכול להכניס לתוכנה איתה הוא עובד את פרטי הקבלות אותן הפיק באופן ידני.
במשרדנו אנו נותנים ללקוחותינו הדרכה וייעוץ שוטף על הוראות ניהול ספרים הקשורות לעסקו
ועל האופן בו עליו לנהל את ספריו בהתאם לתחום עיסוקו וגודל העסק שלו.* נציין כי מאמר זה אינו בא בגדר ייעוץ משפטי וכל העושה בו שימוש עושה זאת על אחריותו בלבד!
